ראשית, חשוב להגדיש שהרשום פה נכתב כתוצאה מניסיון רב שנים של מאות פרויקטים מוצלחים ולמעשה המסקנות והעצות המובאות פה קרו במציאות והידיעה חשובה על מנת להסיק את המסקנות.
התהליך הראשון והחשוב מכל בדרך להצלחה הוא יעדים ומטרות לפרויקט או למהלך.
למהלך זה חשיבות גדולה ביותר: בחינת עלות תועלת, ביצוע ניתוח פערים בין מצב קיים למצב רצוי, תחקור בעלי תפקידים ואחראי תחום בחברה, ניתוח תהליכים, בקרות ולוגיקות ארגוניות של החברה וכמובן כתיבת מסמך דרישות המבוסס על התחקור.
בכדי להציב את היעדים והמטרות, יש להבין את יכולות ומגבלות מערכת המידע, יש להבין את העלות הנגזרת מכל יעד שהוצב ולשקול אותה במונחים של עלות מול תועלת.
הצבה זו חשובה כלפי הארגון פנימה וכלפי הספקים החיצוניים כאחד. היא גורמת ליישור קו בין הגורמים השונים ומנקה מטרות לא כדאיות או לא מציאותיות.
אפיון דרישות –
לאחר הצבת המטרות, יש לאפיין את דרישות הארגון ממערכת המידע. זהו מסמך חשוב המשרת מספר מטרות: הצבת דרישות פונקציונאליות לספקים המתמודדים על הפרויקט, גיבוש הנושאים אשר סביבם יתמקדו הדגמות התוכנות של הספקים השונים, נספח לחוזה ההתקשרות עם הספק הנבחר אשר יתחייב לספק פתרון לנושאים שהופיעו במסמך.
טיפ ששווה זהב עבורכם – התהליך הנקרא “ניתוח מצב קיים”, על מנת להצדיק מסמך עבה ויקר, פותחו עם הזמן תירוצים יצירתיים התומכים בביצוע תיאור המצב הקיים. אך למעשה, חברה המבקשת ליישם מערכת חדשה אשר יוצרת נהלים חדשים ושיטות עבודה שונות, לא צריכה להתעמק יתר על המידה במצב הקיים. נהפוך הוא, התמקדות יתרה עשויה ליצור קיבעון מחשבתי שעלול לגרום ליישום מערכת חדישה בתצורה מיושנת.